Cómo organizar el tiempo y ser más productivo

Muchas personas sienten que no les cunde el día, que no alcanzan sus objetivos diarios porque tienen muchos compromisos profesionales y personales. Tener la sensación de no tener suficiente tiempo para llegar a todo puede llegar a ser algo angustiante

Más de uno de nosotros hemos deseado alguna vez que el día tuviera más horas, pero esto ya sabemos que no es posible. Lo que sí puedes hacer es aprender a organizar tu tiempo más eficazmente. Y para eso vamos a darte en este post una serie de estrategias que, si las realizas correctamente, te van a funcionar estupendamente. 

Si tu objetivo es cumplir con todas tus tareas diarias, lee este post con mucha atención y aprenderás cómo organizar el tiempo y ser más productivo.

¡Organiza tu tiempo eficazmente!

¿Cómo aprender a organizar el tiempo mejor?

La habilidad de saber gestionar el tiempo es muy importante para poder llevar una rutina diaria sin estrés ni agobios. Hay personas que si son capaces de lograr sus objetivos diarios y otras que empiezan una tarea tras otra y no consiguen acabar ninguna. La diferencia entre estos dos tipos de personas está en la capacidad que tienen para administrar su tiempo. Seguramente, los que si completan sus tareas diarias son más productivos porque están utilizando estrategias para organizar el tiempo más eficazmente. 

La gestión del tiempo es un concepto a priori fácil de entender, pero ponerlo en práctica ya cuesta más. No todas las personas son capaces de utilizar eficazmente el tiempo del que disponen para ser más productivos y conseguir acabar las tareas propuestas a diario.

Aprender a organizar el tiempo bien es fundamental para tener éxito y calidad de vida. Si tienes más tareas de las que realmente puedes abarcar es porque algo no estás haciendo bien. Puede que no calcules correctamente el tiempo que necesitas para acabar cada tarea, puede que necesites pedir ayuda a alguien o puede que no sepas ponerte límites. 

Ya has visto que saber organizar el tiempo tiene mucha importancia en nuestras vidas. Por eso, es necesario que aprendas una serie de técnicas que te ayudarán a alcanzar tus objetivos, tanto en el corto como en el medio plazo. 

¡Aprende a ser más productivo!

Técnicas para organizar el tiempo más eficazmente y ser más productivo

Para optimizar el uso de tu tiempo debes adquirir unos hábitos. Al principio te costará, pero si tienes paciencia y eres constante, conseguirás organizar el tiempo para lograr tus metas. 

Conoce en qué gastas tu tiempo

Revisa todos los días las actividades que realizas. Muchas veces nos enganchamos a las redes sociales, al WhatsApp o al correo electrónico, y perdemos un tiempo precioso para hacer cosas verdaderamente importantes. Anota el tiempo que dedicas a cada uno de ellos, puedes utilizar para eso algunas herramientas como atimelogger o Toggl. Esto te permitirá tener una buena base para poder organizar el tiempo más eficazmente. 

Aprende a distinguir lo urgente de lo importante

No todas las tareas tienen la misma prioridad, habrá algunas que sean más prioritarias hacer que otras. Las tareas urgentes son las que debes llevar a cabo en primer lugar y después harás el resto. Pero, ¿Sabes como distinguir lo urgente de lo importante? Por ejemplo, contestar a una llamada es urgente porque si no se pierde, leer el correo es importante pero no urgente. Mirar las notificaciones que nos llegan a nuestro perfil de Facebook o Instagram no es ni importante ni urgente. Saber distinguir que tipo de prioridad tienen nuestras tareas es fundamental para organizar el tiempo más eficazmente. 

Haz una lista de las tareas que tienes que hacer cada día y analiza la prioridad que tiene cada una de ellas. Clasifícalas en dos grupos, en uno incluyes las tareas que son urgentes y en el otro las tareas importantes. Planifica bien tu día a día para llegar a hacer todo lo que te propones.

Elimina las distracciones 

Antes de comenzar a realizar tus actividades diarias, es importante que elimines las posibles distracciones. Si las interrupciones son frecuentes, no conseguirás centrarte en la tarea a realizar y no lograrás acabarla. Lo mejor para ser más productivo es trabajar en una sola cosa ininterrumpidamente hasta que la acabes. Las distracciones rompen la concentración y luego es más difícil recuperarla, así que lo mejor es eliminarlas antes de empezar a trabajar. 

Es cierto que a veces es imposible eliminar algunas distracciones del todo, pero tienes que encontrar una manera para tener las mínimas posibles. Algunos tips vienen muy bien, como consultar el correo cuando hayas acabado tu tarea o antes de empezarla, comunicar a los demás que no quieres ser interrumpido porque estás concentrado en el trabajo, o no empezar varias tareas a la vez. Si te piden que hagas una nueva tarea, anótala en tu agenda, y cuando acabes la que estás haciendo te pones con ella.  Por supuesto, no tengas el móvil a mano para ver las redes sociales o el WhatsApp, una buena opción es quitarle el sonido al móvil para no que no te distraigan las notificaciones. 

Establece rutinas de trabajo 

Coge tu agenda o la herramienta que estás usando para anotar las tareas que tienes pendientes de hacer cada día, y establece cómo las vas a realizar. Si una tarea es muy grande o compleja, puedes dividirla en pequeños proyectos para que te resulte más fácil de hacer. Establece el tiempo que vas a dedicar en hacer cada tarea y también la hora del día. 

No sé si sabes que hay horas en las que somos más productivos que otras, eso debes tenerlo en cuenta a la hora de establecer tus rutinas de trabajo. Hay determinadas horas en las que rendimos más, como por ejemplo las primeras horas de la mañana, reserva para esas horas las tareas más complejas o las que te resulten más pesadas. 

Detecta errores y mejora

Las planificaciones semanales están muy bien, pero debes evaluar al finalizar cada semana como ha ido y si has conseguido ser todo lo productivo que querías. Hazte preguntas como si estuviste suficientemente motivado, si conseguías concentrarte lo suficiente, si te encontrabas con energía para realizar las tareas, si cumpliste con los tiempos marcados para hacer cada actividad, si tuviste algún imprevisto o si definiste mal los objetivos. 

Esta revisión te ayudará a conseguir que la planificación de la semana siguiente sea mejor, porque sabrás que es lo que te ha impedido ser capaz de organizar el tiempo más eficazmente. 

Organiza tu entorno de trabajo

Las condiciones del entorno de trabajo también influyen en tu rendimiento. Es importante para organizar el tiempo bien y conseguir tus metas, que dispongas de un entorno adecuado para trabajar. Mantén el lugar de trabajo ordenado y organizado para evitar distracciones. El orden es muy importante para ser productivo. 

Motívate para trabajar

La forma en que te hablas influirá enormemente en tu actitud de cara al trabajo. Hay determinadas palabras que te restarán energía para hacer tus actividades, una de ellas es la palabra “tengo”, que implica obligación, y eso de imponernos obligaciones puede agobiarnos bastante. Sé positivo y ve las cosas con otro enfoque, utiliza palabras como “me gustaría”, “prefiero” o “escojo”, que tienen otra connotación diferente. 

Evita aplazar las tareas

La procrastinación es uno de los peores enemigos para organizar tu tiempo diario con eficacia. No busques excusas para no realizar la tarea en ese momento y postergarla, lo único que conseguirás con esa actitud es tener acumuladas las tareas al final del día. Si te da pereza empezar una actividad porque la ves complicada o requiere de mucho tiempo, divídela en pequeños proyectos. ¡Verás como funciona!

Aprende a pedir ayuda a los demás 

Hay personas que piensan que lo mejor es hacerlo todo ellas mismas y les resulta complicado delegar en los demás. Para crecer es necesario delegar, y si has llegado a un punto en el que tú no puedes con todo, debes aprender a confiar en los demás. Delegar también contribuye a organizar el tiempo más eficazmente. ¡No lo dudes y busca ayuda!

Conclusiones 

Saber como organizar el tiempo más eficazmente es fundamental para ser más productivo y alcanzar los objetivos diarios. Empleando una serie de estrategias que te hemos propuesto en este post cumplirás con tus tareas diarias sin pasar agobios. Haz una planificación diaria de las actividades que tienes pendientes de hacer, establece el tiempo que vas a dedicarle a cada una de ellas y la hora del día en que las vas a realizar. Empieza primero por las más urgentes. Antes de comenzar a trabajar elimina las posibles distracciones, organiza tu entorno de trabajo, y no procrastines. Si no puedes con todo, delega en los demás. 

¡El tiempo vale oro!